Come gestire al meglio gli spostamenti e la mobilità aziendale

Noleggio, veicoli elettrici, sostenibilità, travel manager: scopri come far risparmiare il tuo business

mobilità aziendale

Una corretta gestione della mobilità aziendale, dei viaggi di lavoro, del tragitto casa-lavoro dei dipendenti e di tutte quelle attività connesse agli spostamenti è cruciale per le aziende. Non solo, la mobilità è parte integrante di molti business, ma è anche un aspetto su cui ci sono grandi possibilità di innovazione e risparmio.

Dalla mobilità sostenibile, al noleggio aziendale, alle soluzioni di gestione flotte al car pooling. Esploreremo anche le figure professionali dedicate alla mobilità: il travel manager, il fleet manager e il mobility manager.

Per scoprire tutte le possibilità per la tua azienda continua a leggere.

Indice

Gestione mobilità aziendale: cosa c’è da sapere

La mobilità aziendale è un settore ampio e che ha tante declinazioni all’interno di un’azienda. Dagli spostamenti casa lavoro quotidiani dei dipendenti alla gestione delle flotte aziendali. Ogni azienda deve interrogarsi sulle proprie necessità per trovare la soluzione adeguata.

Nei prossimi paragrafi vedremo in che modo un’impresa può coniugare la necessità di risparmiare e quella di fornire a clienti e dipendenti i servizi migliori per quanto riguarda la mobilità aziendale.

Acquisto, leasing o noleggio: quale conviene per le aziende

Quando si parla di mobilità, la prima cosa che viene in mente sono le auto e i veicoli commerciali. Per molte aziende tali mezzi di trasporto sono necessari per il business e per questo motivo bisogna valutare attentamente se acquistarli, noleggiarli o optare per soluzioni di leasing.

La valutazione va fatta prendendo in considerazione il capitale disponibile, i costi fissi mensili successivi, il tipo di uso che si farà del mezzo e il tempo per cui se ne avrà bisogno. Al momento della scelta della soluzione di mobilità aziendale serve immaginare le proprie necessità con una visibilità di almeno 3/5 anni.

Mobilità aziendale: noleggio breve, medio o lungo termine?

Il noleggio ha molti vantaggi, soprattutto perché è possibile scegliere la durata dello stesso. Tra il breve, il medio e il lungo termine, ogni azienda ha la possibilità di customizzare il proprio contratto come meglio crede. Non solo, all’interno del canone mensile sono comprese le spese di manutenzione ordinaria, assicurazione, gli oneri per l’utilizzo del veicolo e molto altro.

Noleggio breve termine: il noleggio breve termine per aziende e liberi professionisti è perfetto per chi ha necessità immediata di un veicolo e lo necessita per poco tempo. Eventi, fiere, picchi stagionali, spostamenti improvvisi di sede lavorativa dove non arrivano i mezzi pubblici. Questo tipo di noleggio breve, tendenzialmente da qualche ora a 30 giorni, permette la flessibilità giusta per aziende e liberi professionisti.

Noleggio medio termine: il noleggio medio termine per imprese e possessori di P.IVA è perfetto per quelle aziende che ancora stanno esplorando il mercato e vogliono provare i mezzi prima di impegnarsi in un NLT o in un acquisto. Ad esempio se ancora si è indecisi sull’elettrico, noleggiare a medio termine un veicolo elettrico permetterà all’azienda di testare con mano (da 9 a 24 mesi) la validità dell’offerta e decidere con cognizione di causa se è la soluzione che fa per l’impresa.

Noleggio lungo termine: il noleggio a lungo termine, come si può intuire, è quello che comporta maggiore impegno per le aziende. Noleggiare un veicolo da 24 a 48 mesi può spaventare, ma i vantaggi sono innumerevoli soprattutto se si considera il TCO, cioè il total cost of onership.

Mobilità sostenibile: le soluzioni green per il tuo parco mezzi

La mobilità aziendale sostenibile è il trend del momento e non accenna a passare. Nonostante la mancanza di ecoincentivi, sono sempre più i business che elettrificano il proprio parco mezzi e la propria flotta. L’elettrico è infatti, ad oggi, la soluzione migliore e la meno impattante sul pianeta. Le auto e i veicoli commerciali elettrici permettono un’alta resa in termini di percorrenze e di costi di ricarica. Non solo, sono a 0 emissioni e riducono anche l’inquinamento acustico.

Tra i vantaggi di un veicolo elettrico:

  • Risparmio sui consumi;
  • Bassi costi di manutenzione;
  • Riduzione dell’impatto ambientale;
  • Grande comfort durante la guida;
  • Maggiore sicurezza per il guidatore e per i passeggeri;
  • Nessuna restrizione nelle ZTL e nei centri cittadini.

 

I veicoli elettrici possono sia essere acquistati che noleggiati e non bisogna neanche preoccuparsi per la ricarica. Esistono sul mercato moltissime soluzioni per la ricarica elettrica di veicoli aziendali. Tra le principali troviamo:

  • Carte carburante specifiche per la ricarica elettrica che permettono una rendicontazione facilitata e l’accesso a moltissimi punti di ricarica sparsi sul territorio italiano. Le principali ad oggi sono DKV +Charge; UTA eCharge e Cartissima Q8.
  • Installazione di colonnine e wall box sia in azienda che a casa. Attraverso l’acquisto di un punto di ricarica e la sua installazione presso gli uffici o direttamente a casa dei dipendenti, è possibile ridurre al minimo gli sprechi e il tempo utilizzato per la ricarica. Anche i costi saranno più contenuti con questa soluzione.

Gestione flotte: dal GPS integrato al fleet manager

La gestione flotte o fleet management è il processo di monitoraggio e di controllo delle flotte aziendale e del parco mezzi. Tale processo è in mano al fleet manager che si occuperà di organizzare gli spostamenti, coordinare la manutenzione dei mezzi e implementerà soluzioni volte all’ottimizzazione dei costi.

Il fleet manager è una figura molto importante in un’azienda perché attraverso una raccolta dati efficiente e l’introduzione di sistemi ad hoc può garantire massima efficacia e risparmio.

Tra le sfere di applicazione del fleet management troviamo:

  • Amministrazione dei vari mezzi: compravendita.
  • Organizzazione e controllo della manutenzione ordinaria e straordinaria;
  • Gestione dei costi per il rifornimento, tasse, sinistri ecc;
  • Coordinamento degli spostamenti sia in Italia che all’estero.

 

Per gestire la flotta aziendale il fleet manager si può avvalere di vari strumenti. Esistono infatti varie piattaforme di fleet management o software di gestione che permettono l’integrazione di dispositivi tecnologici per semplificare il lavoro di controllo e ottimizzazione. Tra i più famosi troviamo Visirun, Fleetco e Masternaut.

Piano spostamenti casa lavoro: mobility manager

Il PSCL, cioè il Piano Spostamenti Casa Lavoro, è un documento redatto dalle aziende per ottimizzare il tragitto casa-lavoro dei dipendenti. Tutti gli spostamenti che i lavoratori effettuano devono essere pensati secondo i principi di sostenibilità e sicurezza. Anche questa area rientra a pieno titolo nella mobilità aziendale e viene gestita dal mobility manager. Tale figura si occupa di coordinare tutte le politiche aziendali affinché si riesca a:

  • Ridurre le emissioni di agenti inquinanti;
  • Ottimizzazione dei percorsi da e verso il posto di lavoro;
  • Gestire la sicurezza, anche rispetto alle norme anti contagio;
  • Migliorare il work life balance dei dipendenti.

Car pooling e car sharing aziendale

Sempre nell’ambito degli spostamenti casa lavoro due soluzioni possibili che coniugano risparmio e sostenibilità sono il car sharing aziendale e il car pooling aziendale. Vediamole nel dettaglio.

Car sharing aziendale: il car sharing aziendale o corporate car sharing è una formula di mobilità condivisa tra chi lavora all’interno di una stessa azienda. L’impresa prevede delle auto o dei veicoli che i propri dipendenti possono utilizzare prenotandosi. Ciò sarà possibile tramite una piattaforma dedicata che permetterà anche il coordinamento con gli altri dipendenti per l’utilizzo condiviso. I veicoli in questo caso sono noleggiati o acquistati dall’azienda stessa che li mette a disposizione.


Car pooling aziendale: nel car pooling aziendale il mezzo è di proprietà o è noleggiato dal dipendente che decide liberamente di condividerlo con gli altri colleghi per gli spostamenti aziendali o per il tragitto casa lavoro. Per incentivare tale pratica le aziende possono mettere a disposizione una piattaforma online dove prenotare i viaggi in condivisione. In alternativa le aziende possono erogare buoni benzina o buoni acquisto.

Travel manager: la figura professionale che gestisce i viaggi aziendali

Il travel manager è una figura all’interno dell’organico aziendale che si occupa della gestione dei viaggi aziendali. Dato che le trasferte hanno costi ingenti, avere del personale specializzato nell’ottimizzazione delle risorse significa grande risparmio.

Nella giurisdizione del travel management rientrano tutte le fasi di una trasferta aziendale: dalla preparazione con la prenotazione degli alloggi e dei mezzi di trasporto alla rendicontazione finale delle spese. Il focus principale del travel manager è quello di mantenere alti gli standard di sicurezza e del benessere dei lavoratori oltre che l’ottimizzazione di tali processi. A sostegno dei travel company manager esistono diverse soluzioni digitali che possono aiutarli e aiutare le aziende per cui lavorano a risparmiare. Tra le principali troviamo:

  • Noleggio breve termine: con il noleggio a breve termine le aziende possono dotarsi di mezzi a basso costo e senza impegno. Questa formula, come già avevamo visto, è perfetta per eventi o trasferte brevi. I piani sono molti e diversificati a seconda delle necessità delle imprese. Tra i principali fornitori Europcar e Ubeeqo.
  • Carte carburante: dotarsi di una carta carburante è fondamentale per le imprese. Questo perché permettono una rendicontazione più semplice e il recupero dell’IVA. Le carte presenti sul mercato sono molte e di diverso tipo: monomarca, multimarca e universale. A seconda delle necessità ogni azienda sceglierà quella migliore. Ricordiamo che esiste anche l’opzione dei buoni benzina.
  • Piattaforma di prenotazione viaggi aziendali: al giorno d’oggi esistono sul mercato varie soluzioni per la prenotazione e la rendicontazione di tutte le strutture e i dispositivi necessari per una trasferta aziendale. Se la propria azienda deve gestire di frequente uscite di lavoro è consigliabile acquistare un software dedicato.
  • Carte prepagate aziendali: altro elemento fondamentale per una gestione corretta dei viaggi aziendali è dotare i propri dipendenti in viaggio di una carta prepagata aziendale.
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