Eventi aziendali e fiere di settore: come organizzarle

Tutto quello che devi sapere per organizzare un evento aziendale di successo o per partecipare ad una fiera di settore

eventi e fiere

L’organizzazione di eventi aziendali e la partecipazione ad eventi di settore sono due argomenti che possono sembrare superflui ma in realtà sono di vitale importanza per le aziende. La maniera in cui la tua azienda si presenta ai suoi dipendenti e il modo in cui si avvicinano eventuali clienti e partner commerciali è molto rilevante.

Le grandi imprese hanno team dedicati all’organizzazione di eventi aziendali e al coordinamento della propria presenza nelle maggiori fiere, ma per le PMI può essere complesso gestire sia il carico di lavoro usuale sia l’organizzazione di un evento.

Nei prossimi paragrafi vedremo alcune soluzioni e alcuni prodotti/servizi per la gestione degli eventi e delle fiere. Scopri tutti i nostri consigli e i migliori fornitori.

Indice

Eventi aziendali: cosa c’è da sapere

Gli eventi aziendali sono importanti per le aziende perché creano momenti di scambio, di condivisione e di confronto. Inoltre permettono di fidelizzare dipendenti, collaboratori e clienti. Un evento ben organizzato permette di farsi conoscere e di trasmettere al meglio i valori e la mission aziendale.

Organizzare un evento interno all’azienda è un ottimo modo per festeggiare un traguardo raggiunto, per migliorare l’immagine aziendale o anche per consolidare i team di lavoro.

Però gli eventi possono anche essere aperti a clienti, partner e consumatori. In questo caso il fine dell’evento può essere brand awareness, il rafforzamento della propria presenza sul mercato o presentare un nuovo prodotto/servizio.

Tipologie di eventi aziendali

Gli eventi aziendali hanno varia natura e vari scopi. I principali che possono essere organizzati da ogni realtà imprenditoriale sono:

  • Meeting: i meeting sono eventi che un’azienda o un gruppo di aziende organizzano per discutere di argomenti rilevanti per propri business. Diverse prospettive e diversi professionisti permettono di innovare i settori e rendere le aziende più competitive.
  • Workshop: simile al meeting ma con una vocazione più pratica. I partecipanti ad un workshop possono attivamente mettersi alla prova e imparare sul campo delle nuove skills.
  • Eventi interni: un evento aziendale interno può essere per festeggiare un traguardo raggiunto, fare team building o anche per festeggiare momenti come il natale e il capodanno.
  • Eventi per partners e consumatori: se si vuole presentare un nuovo prodotto o servizio, preparare un evento può essere la scelta giusta.
  • Open day: evento in cui si aprono le porte della propria azienda o del proprio ente a chi è interessato. Spesso le università organizzano questa tipologia di eventi per i futuri studenti, ma anche per le aziende gli open day possono risultare strumenti validi di promozione e di avvicinamento alle proprie community.

Fiere di settore: come e perché partecipare

Le fiere sono manifestazioni a cui le aziende dovrebbero partecipare il più spesso possibile. Non sono solo un modo per vendere i propri prodotti esposti, ma anche per fare brand awareness e per fare lead generation.

Tipologie di fiere per aziende

Ecco le tre principali categorie di fiere a cui si può partecipare come azienda:

Fiera popolare o mercati territoriali: solitamente le aziende partecipano per vendere direttamente i loro prodotti alla popolazione locale durante le principali festività. Non presentano occasioni di lead generation, ma sono un ottimo modo per fare brand awareness in uno specifico luogo.

Fiera di settore: la grandezza di queste manifestazioni varia da settore a settore e a seconda che la fiera sia nazionale o internazionale, ma in ogni caso sono perfette per intercettare nuovi clienti, nuovi partners e fare lead generation.

Fiere campionarie: queste non sono aperte al pubblico ma solo agli operatori. Si espongono i campioni delle merci al fine di ricevere le ordinazioni da altri clienti.

Vantaggi di partecipare a fiere di settore

Nonostante le aziende possano raggiungere potenziali clienti e nuovi partner solo utilizzando il web, è altrettanto vero che le fiere hanno potenzialità altissime per i business. Quali vantaggi ci sono nell’investire nella partecipazione ad una fiera?

Prima di tutto l’opportunità di conoscere faccia a faccia i clienti. I commerciali potranno esprimersi al meglio e mettere in pratica tutte le competenze che hanno in ambito di dialettica e persuasione. Poi non dobbiamo dimenticare che le fiere hanno come fine ultimo quello di fare e di promuovere business. Anche per chi cerca di entrare in nuovi mercati o di esportare i propri prodotti all’estero partecipare ad una fiera può essere un’opportunità.

Come organizzare una fiera o un evento aziendale

Organizzare un evento aziendale o programmare la propria presenza ad una fiera può portare via molto tempo e molte risorse. Serve strategia e pianificazione e soprattutto iniziare a preparare tutti i materiali necessari con largo anticipo.

Nei prossimi paragrafi vedremo alcuni step per progettare eventi e fiere in modo che si ottengano i risultati sperati.

5 step per la pianificazione di un evento aziendale

Ecco 5 step per organizzare un evento aziendale memorabile:

1.Definizioni obiettivi e aspettative: per progettare un evento è prima di tutto necessario avere chiaro cosa si vuole ottenere da tale evento.

2.Definizione del target: altro step preliminare è la definizione del target. A chi si rivolge il vostro evento? Potenziali nuovi clienti? Dipendenti e collaboratori?

3.Sanziamento di un budget: una volta definiti obiettivi e target è importante capire a quanto ammontano le risorse finanziare stanziate per questo particolare evento.

4.Scelta di location, fornitori e servizi accessori: questa è la fase di organizzazione vera e propria. Gli incaricati del progetto dovranno accuratamente scegliere luogo, catering, sala stampa, fornitori ecc in modo che valorizzino l’immagine aziendale e siano pertinenti rispetto ai punti precedentemente menzionati.

Progettare e allestire uno stand per una fiera di settore

Affrontare la partecipazione ad una fiera è sicuramente un momento di grande stress e che richiede tempo e risorse. L’organizzazione però può essere suddivisa in tre momenti:

Pre-fiera: prima di tutto bisogna scegliere le fiere più adatte al proprio business. In questi casi è meglio puntare sulla qualità che sulla quantità. Una volta decisa la prossima fiera bisogna mettere in moto tutta una serie di risorse che si occuperanno di raccogliere la documentazione necessaria, i badge e i permessi, creare i materiali necessari per lo stand, ordinare gadget e omaggi per la clientela, gestire i turni del personale presente e scegliere i fornitori necessari.

Durante la fiera: durante la fiera è importante coordinare al meglio lo stand e occuparsi di gestire i vari clienti che si incontrano. Un’altra parte cruciale è la presenza sui social.

Post-fiera: dopo che la fiera è finita, il team si deve occupare dello smontaggio e del ritiro della merce. Inoltre, una volta tornati in ufficio, tutti i contatti acquisiti vanno inseriti nei database aziendali e non bisogna scordarsi di fare follow up con quelli più interessanti.

Prodotti e servizi per eventi aziendali e fiere di settore

Per organizzare al meglio una fiera o un evento e per fare in modo che la tua partecipazione abbia gli effetti desiderati e raggiunga gli obiettivi prefissati occorre affidarsi a vari fornitori e specialisti del settore.

Un’azienda non può avere internamente tutte le risorse necessarie per organizzare un evento aziendale o una fiera per cui nei prossimi paragrafi vedremo alcuni prodotti e servizi utili per i tuoi prossimi eventi.

Location

Le fiere sono delle manifestazioni di cui non si può scegliere la location. Un’azienda che desidera partecipare deve semplicemente organizzarsi in modo da essere presente. Per gli eventi aziendali organizzati internamente invece la location è un punto da tenere in considerazione e da scegliere con riguardo.

Se l’azienda ha dei locali adeguati allora è possibile utilizzarli, ma se questi non sono presenti o se le sale non sono abbastanza grandi allora è opportuno scegliere altre location.

Ecco alcuni consigli su come scegliere la location per il tuo evento aziendale:

  • Valutare bene la dimensione e la disposizione delle sale. A seconda del tipo di evento le necessità cambiano;
  • Non scegliere luoghi troppo distanti dai principali mezzi di trasporto;
  • Controllare le referenze della location;
  • Assicurarsi la copertura wifi ad alta velocità;

 

Alcuni fornitori convenzionati sono: MSC per i tuoi eventi in crociera, Hotel dei Giardini a Rho e Scalo Milano HUB.

Hostess

Un altro aspetto da considerare è la scelta delle hostess, degli steward e del team di persone che si occuperanno della gestione sul posto dell’evento o dello stand.

Le hostess hanno diversi compiti tra cui:

  • Allestimento e gestione dello stand;
  • Accogliere gli ospiti, eventuali relatori e guidarli nei punti di interesse;
  • Registrare le anagrafiche, fornire documenti e risolvere eventuali problemi.

 

Dato che queste persone hanno il compito di rappresentare la tua azienda e i tuoi prodotti è importante affidarsi a fornitori di qualità e affidabili. Chiedi un preventivo a EDshine.

Catering

Che l’evento duri mezza giornata o sia una più giorni, bisogna sempre mettere in programma un momento di pausa, un break con un rinfresco. A seconda dell’orario può essere un brunch, un aperitivo, un pranzo o anche una cena.

Dato che il momento di pausa è comunque ottimale per stringere rapporti commerciali e creare network, è bene rivolgersi a fornitori specializzati che siano in grado di preparare cibi di qualità e adatti al quel particolare evento.

Inoltre, un buon servizio di catering deve saper accontentare tutte le esigenze alimentari, intolleranze e allergie. Nella scelta del menù bisogna prevedere sempre opzioni senza glutine, vegetariane, vegane e senza lattosio.

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Gadget per eventi e fiere

Tra i servizi accessori ma fondamentali troviamo i gadget aziendali. I gadget sono articoli promozionali che non possono mancare nella strategia di comunicazione di un evento o di una fiera. Rientrano nella categoria dei PTO (Pubblicità Tramite Oggetto) e di solito sono brandizzati con testi, logo e immagini rilevanti aziendali.

I gadget aziendali sono un tipo di marketing non invasivo e ancora molto utile in contesti come fiere ed eventi. L’azienda, attraverso questi oggetti, fa brand awareness e soddisfa le aspettative delle persone che visitano gli stand.

Tali PTO si differenziano principalmente in due categorie: I gadget aziendali personalizzati low cost (es: portachiavi, t-shirt, shopper ecc) e i gadget aziendali personalizzati luxury (es: devices elettronici). A seconda del target è opportuno orientarsi sulla categoria giusta. I fornitori sono sicuramente tanti e la scelta non manca. La qualità, l’utilità e la sostenibilità sono alcuni dei valori da tenere in considerazione.

Per capire cosa apprezza il mercato però possiamo tenere conto della classifica fatta nel 2020 dalla PPAI, cioè la Promotional Products Association International:

  • Capi di abbigliamento personalizzati;
  • Prodotti beauty e prodotti utili per contrastare il Covid come mascherine;
  • Oggetti elettronici come USB o power bank;
  • Borracce o tazze brandizzate.
  • Shopper e borse.

Pubblicità e comunicazione per eventi e fiere

Affinché un evento abbia successo non basta organizzarlo, ma va anche comunicato e pubblicizzato nel migliore dei modi possibili.

Se non ci sono risorse disponibili all’interno dell’azienda che possano creare e implementare una strategia di comunicazione efficace, allora si può pensare di affidarsi a una agenzia di comunicazione esterna. Degli esperti valuteranno quali mezzi, quali metodi e quali canali utilizzare per pubblicizzare l’evento o la propria partecipazione alla fiera.

Tra gli aspetti da considerare in un piano di comunicazione per fiere di settore ed eventi aziendali ci sono:

  • La creazione e l’invio degli inviti o delle partecipazioni;
  • Realizzazione dei materiali promozionali, delle grafiche per lo stand o per la location;
  • Realizzazione e diffusione di un comunicato stampa;
  • Promozione dell’evento o della partecipazione alla fiera online;
  • Creazione mailing e invio comunicazioni.

 

Affidati a fornitori specializzati come Italvideo o Studio Comelli.

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